Procédures

Les activités para-universitaires font partie intégrante du système de formation universitaire. Elles sont essentielles pour forger la personnalité des étudiantes et des étudiants.

Afin de promouvoir ce type d’activités et d’agir de manière structurée et mieux organisée, le Conseil d’Établissement a pris la décision de créer un cadre institutionnel pour gérer toutes les activités para-universitaires au sein de la Faculté. Ainsi, le CAP-FSO, a été constitué pour se charger de l’organisation et la gestion de toutes les activités para-universitaires au sein de la Faculté.

Dans la première étape de création et de structuration du Club, la priorité a été donnée à la préparation des règlements, chartes, outils et procédures de fonctionnement. Ainsi, les opérations organisationnelles engagées se sont soldées par la mise en place de plusieurs dispositifs de gestion et d’organisation dont un guide des procédures validé par le Conseil d’Établissement.

Guide des procédures

Les procédures sont indispensables pour maintenir un même mode de fonctionnement et garantir des résultats constants pour les opérations engagées durant les processus d’organisation et de gestion du Club. La formalisation des procédures permet aussi de définir les tâches de manière précise et de distribuer les responsabilités. C’est pourquoi, l’implication de tous les membres du Bureau et des responsables de l’Établissement dans l’étape de préparation/validation des procédures était essentielle.

Programme des activités

Le programme des activités du Club, validé par le Club et l’Établissement, est diffusé sur les sites de la Faculté et du Club. Les activités nécessitant une inscription sont signalées.

Participation aux activités

Tous les étudiants, les professeurs et les fonctionnaires de la Faculté des sciences peuvent bénéficier des activités organisées par le Club. Néanmoins, la pratique de certaines activités nécessite l’adhésion préalable au Club.

L’accès des visiteurs externes aux activités para-universitaires organisées au sein de la Faculté varie selon la nature de l’activité, du nombre des visiteurs et de la période. Les informations concernant l’accès aux externes sont indiquées dans l’invitation et l’affiche/avis relatifs à l’activité.

Une assurance RC convenable est nécessaire pour pratiquer les activités à risques (sports et randonnée pédestre), mais provisoirement, juste la signature d’une décharge sera demandée.

Les équipes culturelles et sportives externes, invitées pour participer aux activités du club, sont soumises à la procédure des visiteurs externes.

Proposition des activités

Les étudiants organisés en associations ou en groupes d’adhérents et les professeurs et fonctionnaires peuvent proposer des activités sportives, culturelles, de culture scientifique et artistiques selon la procédure d’organisation des activités (voir ci-après)

Les demandes d’organisation des activités doivent parvenir au Club qui les examine au cas par cas selon la procédure établie (voir procédure ci-dessous et affichages) et statue sur la suite à leur donner dans des délais raisonnables.

Organisation des activités para-universitaires

Afin de mieux gérer les activités para-universitaires au sein de la Faculté, elles doivent être validées et coordonnées par le Club. Selon leur nature/ampleur, certaines activités nécessitent la constitution d’un Comité d’Organisation chargé de la supervision de l’organisation et du suivi.

Compte tenu de la nouvelle politique de l’établissement en termes de gestion des activités para-universitaire, toutes les activités sportives, culturelles et de culture scientifique sont gérées par le CAP-FSO.  Toute activité validée est inscrite au programme des activités para-universitaires de la Faculté.

La signature d’une lettre d’engagement de responsabilité est nécessaire pour les responsables qui ne font pas partie du Bureau ou des Commissions du Club.

Les structures associatives des étudiants sont impliquées dans toutes les grandes manifestations organisées par le Club. Des conventions spécifiques peuvent être signées entre le Club et les associations ou groupes d’étudiants pour l’organisation de certains événements particuliers.

Réalisation Projets
Procédure de réalisation des projets.
Visites externes

L’organisation des visites pour des individus et des groupes externes est une partie intégrante de la gestion générale de l’Établissement. Les visiteurs externes peuvent bénéficier de visites guidées au sein de l’établissement à condition de respecter le règlement en vigueur. La procédure adoptée par le Conseil de l’Établissement pour l’animation des visites au profit des visiteurs externes nécessite le dépôt d’une demande auprès de la Faculté. Les étapes détaillées de la procédure sont détaillées dans le logigramme ci-dessous. Dans tous les cas, l’autorisation des visites nécessite un avis favorable des commissions concernées et la signature d’une lettre de responsabilité par les responsables des organisateurs des visites.

Gestion des visites
Procédure de gestion des visites.
Réservation des terrains

La faculté des sciences dispose de terrains pour pratiquer différents sports d’équipes (football, basketball, handball, tennis et pétanque), accessibles sur réservation. La réservation des terrains de sport et du matériel se fait par les responsables des structures associatives ou des équipes identifiées auprès du CAP.

Les équipes sont identifiées selon les critères affichés au siège du Club et diffusés en ligne.

  • Lien du règlement d’utilisation des terrains : ICI
  • Lien d’identification des équipes : ICI
  • Lien d’inscription pour former une équipe : ICI
  • Lien de réservation des terrains :ICI
Couverture d’assurance

La pratique des activités sportives comporte des risques qui nécessitent une couverture d’assurance adéquate (RC sports ou randonnée).

Dans tous les cas, les personnes impliquées dans les activités sportives doivent télécharger et signer la décharge (déclaration de reconnaissance des risques et de responsabilité). Il s’agit d’une attestation qui décharge la Faculté et le Club de toute responsabilité en cas d’accident.

Liens utiles